Pak Integriteit er maar bij!

“Pak integriteit er maar bij” werd tegen Els gezegd, door haar directeur. “Wij willen ook iets met de klokkenluiderregeling. Dat moet voor jou als vertrouwenspersoon geen probleem zijn. Dus vanaf nu ben jij ook vertrouwenspersoon integriteit”. Els zat met haar mond vol tanden.

Later die dag belt zij mij met de vraag: “kan ik de functie vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen (VPOO) en vertrouwenspersoon integriteit (VPI) zomaar combineren?

Een goede vraag! Kun je deze beide functies combineren? Doe je daar als organisatie goed aan? Want let wel het combineren van deze beide functies was tot nog niet zo lang geleden vloeken in de kerk.

Waarom? Bij de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen wordt melding gedaan van ongewenst gedrag dat de melder wordt aangedaan. Je kan je verhaal kwijt en je emoties. Je hebt als melder de regie of je wel of niet nog vervolgstappen zet. De melding is  vertrouwelijk tenzij het gaat om strafbare feiten en/ of situaties waarmee jij als vertrouwenspersoon in gewetensnood komt. Echter bij de vertrouwenspersoon integriteit wordt een misstand richting de organisatie gemeld. De organisatie is slachtoffer en heeft het recht om geïnformeerd te worden om de misstand te kunnen onderzoeken! Kortom bij VPOO is de melding in principe vertrouwelijk en bij VPI wordt de melding doorgezet.

Het lijkt dus dat je die 2 functies niet moet willen combineren want dit is zeer verwarrend voor de melder. De VPI zou zelfs de naam vertrouwenspersoon niet moeten dragen: hoezo vertrouwelijk? “Beide functies zeker niet combineren” luidde tot voor kort het devies.

Is de werkelijkheid zo zwart wit? Na ruim 15 jaar opleiden van vertrouwenspersonen – zowel voor ongewenste omgangsvormen als voor integriteit luidt mijn antwoord: “NEE”. De werkelijkheid heeft dit standpunt ingehaald. Er zijn veel organisaties waarin de combinatiefunctie met succes wordt uitgevoerd. Ook de markt vraagt erom. Er zijn dan ook met recht verschillende trainingsbureaus die juist opleiden voor deze combifunctie.

“Opleidingsland is in verwarring” hoor ik hierover zeggen. Een prikkelende stelling en daarmee een waardevolle bijdrage  aan de discussie over de visie op de rol van vertrouwenspersoon. In mijn ogen is opleidingsland niet zozeer in verwarring maar bovenal in ontwikkeling. De gesprekken over de verschillende visies, dilemma's en valkuilen houden de zaag scherp. Juist daarin ligt de mogelijkheid tot voortschrijdend inzicht. Niets is mooier dan te reflecteren op de praktijk van de vertrouwenspersoon en daar steeds weer opnieuw van te leren.

Daar waar beleid ongewenste omgangsvormen en het kader van de functie van de VPOO aardig is uitgekristalliseerd, staat dit bij integriteit en de functie van VPI en de combifunctie nog veel meer in de kinderschoenen. Ik tref in organisaties zeer uiteenlopende opvattingen over de functie van VPI aan. Ik schets 2 uitersten: in de ene organisatie waar ik vertrouwenspersonen opleidde, was het beleid dat de VPI in de kop van het gesprek aangeeft: “weet dat wanneer je besluit je verhaal aan mij te vertellen, ik deze melding in principe altijd door zal zetten naar de organisatie. Vertellen is melden, al dan niet vertrouwelijk. Jij bent de regie kwijt”. Aan de andere kant van het spectrum zit de opvatting van een grote Nederlandse gemeente: “Jij mag als melder vertrouwelijk met mij sparren. Wij kunnen samen de voor- en nadelen van het doorzetten van de melding wegen. Jij houdt in principe de regie over wel of niet de melding doorzetten. Jij mag zelfs met de klachtonderzoeker sparren. Ook daar wordt jouw keuze van wel of niet melden gerespecteerd”.

Wat betekent dat voor het combineren van VPOO en VPI? Vanuit beide rolopvattingen zijn de functies te combineren. De laatste rolopvatting van VPI ligt het dichtst tegen de rol van VPOO aan en verdient in mijn ogen sterk de voorkeur. Het maakt de combi functie VPOO en VPI het best hanteerbaar. Vaak heeft de melder van een misstand ook overeenkomstige behoeften als de melder ongewenste omgangsvormen. Ook hij ‘vraagt' om opvang en ruimte voor de emoties. Vaak heeft hij grote twijfels over wel of niet melden onder meer ingegeven door de angst voor de afrekencultuur. Melder wil immers niet in een caravan terecht komen!

Mooi dat je als vertrouwenspersoon de melder integriteit de mogelijkheid kan bieden om te sparren. Je hanteert dan natuurlijk wel de al eerder genoemde ‘vertrouwelijkheid tenzij'.

Uiteraard roept de combinatie van functies en de verschillen in taken van de vertrouwenspersoon tal van vragen op zoals:

Hoe zit het met je verplichting als vertrouwenspersoon om strafbare feiten te melden en zeker ambtenaren vanuit art 162? Volg je als vertrouwenspersoon altijd de wettelijk verplichting tot melden van strafbare feiten of krijg je ook nog ruimte voor een eigen gewetensvolle afweging in het morele dilemma waar je zeker als  VPI snel voor staat? Zitten daar juist de verschillen tussen de VPOO en de VPI? Hoeveel ruimte wordt de vertrouwenspersoon en melder geboden voor vertrouwelijk sparren of heeft de organisatie altijd het recht om geïnformeerd te worden? Welke ruimte kan het interne verschoningsrecht bieden? Mag je zelf wegen hoe je zoveel mogelijk recht doet aan ieders rechten en belangen? Krijgt de organisatie juist meer of minder meldingen als de VPI verplicht wordt om meldingen door te zetten?

Allemaal zaken waarover Els en de organisatie na moeten denken. Allemaal vragen die verdieping vergen. Maar allereerst heb ik met Els de voor- en nadelen van het combineren van VPI en VPOO op een rijtje gezet.

De voordelen zijn dat het klantvriendelijker is, je hebt namelijk één laagdrempelig aanspreekpunt. Je hoeft iemand niet van het kastje naar de muur te sturen omdat hij bij het verkeerde loket is. Er zijn minder vertrouwenspersonen nodig wat tijd, kosten en overleg bespaart. Er is slechts één presentatiecampagne nodig en er is één aanspreekpunt voor het MT. De vertrouwenspersoon heeft meer mogelijkheden om ervaringen op te doen en krijgt meer zicht op het werkklimaat. Er zijn immers vaak dwarsverbanden tussen ongewenste omgangsvormen en integriteitschendingen.

Uiteraard zijn er ook nadelen. Als vertrouwenspersoon moet je verschillende procedures hanteren en heb je verschillende rollen als VPI en VPOO. Dit kan verwarrend zijn voor zowel de vertrouwenspersoon als de melder. Het vraagt dus om onderscheid te kunnen maken in je rollen en heldere uitleg. Zodoende zijn meer kennis en vaardigheden noodzakelijk.

Samen met Els trek ik de conclusie dat je de functies VPOO en VPI prima kunt combineren. Maar er ligt wel veel stof om over na te denken, zowel voor de vertrouwenspersoon als voor de organisatie. De combinatie vraagt om een gedegen opleiding over kader, visie, taken, overeenkomsten en verschillen, dilemma's, juridisch aspecten, enz. Het vergt extra kennis en vaardigheden en ook aandacht voor je positionering.

Help je directeur uit zijn droom. Je pakt integriteit er niet zomaar even bij! De combinatie van ongewenste omgangsvormen en integriteit vraagt om met elkaar een hernieuwd fundament van samenwerking op te bouwen. Daarin maak je ‘een contract' over het kader en doel van de samenwerking, ieders taken en verantwoordelijkheden daarin en hoe je van daaruit effectief kunt samenwerken aan een veilige integere werkplek.

 
Marcel van Oss
Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS