Ben ik nu vertrouwenspersoon of begeleider beschuldigde?

Cas belt: “Ik ben al ruim tien jaar intern vertrouwenspersoon in een Amerikaans bedrijf. Ik kom op de lijn omdat ik echt in verwarring ben. In intervisie kwamen we er ook niet uit.”

“Leidinggevende Rian zit gedeeltelijk in de ziektewet, zij werkt halve dagen. Zij vertelt dat ze graag wil blijven werken, maar zich wel afsluit voor sociale contacten als ze op de zaak komt. Rian heeft last van haar directeur Marc. Hij had een gesprek aangevraagd. Dat hebben ze vorige week gehad. In plaats van dat hij haar in haar kwetsbare situatie ondersteunt, intimideert en bedreigt hij haar. Wat was de aanleiding voor het gesprek? Vorige week is Rian woedend uitgevallen naar twee collega's. Ze is oververmoeid en ‘kan er niks meer bij hebben'. Uiteraard vindt ze zelf ook dat wat er gebeurd is niet goed is: ‘dit is niet wat ik wil'.
 

Marc geeft aan dat de betreffende twee collega's er flink last van hebben en dat ook de andere collega's zich onveilig voelen. Marc vroeg Rian haar verantwoordelijkheid te nemen en excuses aan te bieden, maar dat wil ze niet. In haar overtuiging zeg je alleen dat het je spijt als je bewust iemand wil beschadigen. ‘Hier kon ik niets aan doen'. Daar is ze heel stellig in. ‘Het was de druppel die de emmer deed overlopen.' Haar man is halsoverkop bij haar weggegaan, haar alleen latend met twee kleine kinderen. Daarop heeft Marc gevraagd of ze dan richting haar team op een andere manier wil uitleggen wat er aan de hand is en waarom ze zo reageerde. Hij drong aan op een gebaar, desnoods een mail.

Rian is aan een mail begonnen. Maar het voelt niet goed. Ze ervaart dwang. Ze laat het erbij. Marc twijfelt aan de houdbaarheid van haar positie als leidinggevende wanneer zij geen gebaar maakt. ‘Regelrechte bedreiging dus. Ik laat me niet onder druk zetten!'
Voor nu is ze vooral opgelucht haar verhaal te hebben verteld.
Ze geeft aan dat - wanneer ze zich daar sterk genoeg voor voelt - ze een gesprek wil met de directeur over zijn intimidatie. Ze zou graag zien dat ik dan als vertrouwenspersoon meega ter ondersteuning.

“So far so good.” zegt Cas. “Op de ervaren ongewenste omgangsvormen kan ik Rian ondersteunen. Daarnaast vraag ik me af in hoeverre de directeur werkelijk grensoverschrijdend is geweest en haar heeft geïntimideerd? Of heeft de directeur gewoon zijn werk gedaan? Of had de directeur meer compassie kunnen tonen richting Rian, die op alle fronten onder druk staat? Het doet er niet toe. Het gaat om de ervaring van de melder, die sta ik bij. Marcel, wat is jouw visie?””

Ik vind het een complexe casus.
Ik vraag me af of Cas nu een beschuldigde aan het begeleiden is, of dat hier sprake is van een melder die last heeft van ongewenste omgangsvormen van haar directeur?
Beide is aan de hand. Wat is dan je rol? We zitten in grijs gebied.
Rian heeft zich als melder gemeld bij Cas als vertrouwenspersoon.

De rol van de vertrouwenspersoon is naast een melder staan die last heeft van ongewenste omgangsvormen. De vertrouwenspersoon doet niet aan waarheidsvinding en is noch belangenbehartiger noch begeleider beschuldigde.

Is Cas hier een lasthebber van ongewenste omgangsvormen aan het begeleiden of zit hij nu in de rol van begeleider beschuldigde? Het is een terechte vraag in mijn ogen. Heb je als vertrouwenspersoon de ruimte - wanneer dit door elkaar heen loopt - om naast de beschuldigde te blijven staan, omdat deze medewerker zelf ongewenste omgangsvormen ervaart?
 

Melder vertelt als eerste over de ervaren ongewenste omgangsvormen maar in volgorde was er eerst een beschuldiging van ongewenste omgangsvormen en daarna heeft de melder ongewenste omgangsvormen ervaren. Het is belangrijk dit te ontrafelen. Biedt de rol van vertrouwenspersoon daar voldoende ruimte voor?

Spiegel
Wat zijn de valkuilen van de vertrouwenspersoon in deze samengestelde situatie? Wellicht kom je als vertrouwenspersoon in de verleiding om de melder een spiegel voor te houden op het eigen ongewenste gedrag. Bijvoorbeeld door samen met de melder te kijken naar ons filmpje over verantwoordelijkheid nemen. Daarin geven we duidelijk aan dat ook wanneer het niet jou bedoeling was maar jouw gedrag niettemin toch als ongewenst en kwetsend wordt ervaren dat tot gevolg heeft dat medewerkers zich niet langer veilig voelen, dat ook jij dan een verantwoordelijkheid hebt om te komen tot herstel van de veilige werkrelatie.
In dat kader zijn de voorstellen van de directeur richting Rian correct en prijzenswaardig. Maar melder voelt zich onder druk gezet en voelt zich onveilig en ervaart op basis van eerder gedrag de benadering door de directeur als grensoverschrijdend.
Wanneer je als vertrouwenspersoon de spiegel gaat voorhouden of coachen op het eigen gedrag van de melder, dan treed je buiten de kaders van je functie van vertrouwenspersoon.
Maar wanneer je in de rol van begeleider beschuldigde stapt, heb je meer mogelijkheden om te spiegelen en doortastend ook het eigen gedrag van Rian onder de loep te nemen. Als begeleider beschuldigde heb je de ruimte om expliciet in te gaan op verantwoordelijkheid nemen voor het eigen ongewenste gedrag van Rian.

De rol van de vertrouwenspersoon is om na verhaal en emotie, de doelen van melder in kaart te brengen, een schets van de keuze mogelijkheden van de escalatieladder te geven en Rian te helpen om een eigen passende keuze te maken.
 

Wat is daarbij lastig?
De situatie start met het gegeven dat Rian is beschuldigd van ongewenste omgangsvormen. Een van de keuzemogelijkheden is dat Rian naar de voorzitter van de Raad van Toezicht wil gaan. Het risico dat zij als melder dan loopt is dat de voorzitter recht moet doen aan beide kanten van het verhaal. Dat zou kunnen betekenen dat hij de directeur ondersteunt in zijn boodschap aan Rian en uitleg geeft waarom de directeur en ook de organisatie dit van Rian verwacht.

Rian wil in gesprek met directeur en Cas mee ter ondersteuning.
Ook die rol is in deze situatie als vertrouwenspersoon extra lastig om te vervullen.

Vooraf kun je richting directeur in de ‘voorportaalfunctie' aangeven dat melder ruis in de communicatie ervaart en door een gesprek dit wil verduidelijken en jou heeft gevraagd mee te gaan ter ondersteuning. Dat het aan directeur is om zijn kant van het verhaal toe te lichten, dat het jouw rol is om naast de melder te staan en dat jij niet doet aan waarheidsvinding. Het is nu extra belangrijk en tegelijkertijd behoorlijk lastig om duidelijk te maken welke positie jij inneemt. De directeur ziet immers Rian als een beschuldigde en niet als een melder van ongewenste omgangsvormen.
In de voorbereiding van het gesprek waarin je ter ondersteuning meegaat, kun je wel aan Rian vragen wat zij denkt dat het verhaal van de directeur zal zijn en hoe zij daar tegenaan kijkt en hoe zij daarop wil reageren en – eventueel - wat melder zelf ziet als verantwoordelijkheid nemen richting haar medewerkers?

Het is hier de kunst om het opgebouwde fundament van samenwerkingsrelatie niet te beschadigen, noch het vertrouwen van de melder. Dat vraagt stuurmanskunst.
De directeur kan ervaren dat jij buiten de kaders van je rol van vertrouwenspersoon treedt en jou ervaren als een begeleider beschuldigde. Aangezien dat niet jouw taak is, kan dit leiden tot verwarring of erger.

Ik ben geneigd het ‘last hebben van ongewenste omgangsvormen' en daarnaast ‘beschuldigd worden van ongewenste omgangsvormen' voor melder, vertrouwenspersoon, en directeur uit elkaar te trekken. Jij bent er als vertrouwenspersoon voor de ondersteuning bij ‘last van ongewenste omgangsvormen'.
Met betrekking tot de beschuldiging van ongewenste omgangsvormen is het aan de organisatie om een begeleider beschuldigde aan te bieden.
Daarnaast is het aan beschuldigde en directeur om het gesprek hierover te voeren. In dit geval lopen ze door elkaar heen. Dit maakt jou als vertrouwenspersoon kwetsbaar.
Jouw insteek als vertrouwenspersoon moet zijn de door Rian ervaren intimidatie en bedreiging door de directeur.
Ik zou daar vooraf op doorvragen:
“Hoe verliep dat gesprek met de directeur? Waaruit bestond de reactie van de directeur? Waar ging dat over jouw grens? Waar raakte dat? Wat voelde je? Wat was de impact?”

Dilemma:
Het is de morele dilemma weging van de vertrouwenspersoon om in deze casus te bepalen of de ervaren ongewenste omgangsvormen door de directeur voldoende gewicht hebben om te kiezen voor de rol van vertrouwenspersoon en niet (tevens) door te verwijzen naar een begeleider beschuldigde.
Dit is context afhankelijk en vraagt om doorvragen
Het is een dilemma. Blijf je in de rol van vertrouwenspersoon of bespreek je met melder dat een doorverwijzing naar een begeleider beschuldigde op zijn plaats is. De rol van ‘begeleider beschuldigde' biedt meer ruimte om aan beide situaties recht te doen en bijvoorbeeld makkelijker een gesprek te hebben over de verantwoordelijkheid die Rian heeft voor haar ongewenst gedrag. Zie: begeleider-beschuldigde
Dit is geen keuze die je lichtvaardig maakt. Spar met een derde met behulp van de tien stappen van morele dilemmaweging. Als je als vertrouwenspersoon vindt dat hier een doorverwijzing nodig is van vertrouwenspersoon naar een begeleider beschuldigde, dan is meteen de vraag hoe ga je dat met de melder bespreken? Hoe geef je daar de juiste taal aan richting iemand die zich onveilig voelt en naast wie jij al staat als vertrouwenspersoon? “…Ik hoor je zeggen dat er naast de ervaren intimidatie ook een beschuldiging ligt van ongewenste omgangsvormen vanuit de medewerkers naar jou. Dat lijkt me heel heftig en al helemaal in je kwetsbare omstandigheden. Dat vraagt om een andere en stevigere vorm van ondersteuning die ik niet kan bieden. Vind je het goed dat we daar samen even naar kijken?...”
Wanneer je kiest om toch in de rol van vertrouwenspersoon aan te blijven omdat je het vertrouwen van jouw melder niet wilt beschadigen, moet je dit wel kunnen verantwoorden naar jezelf en naar de organisatie toe.
Het kan helpen dat je dit soort van dilemma's al eens vooraf met het management bespreekt voordat ze zich in de praktijk voordoen. Bespreek dan meteen of het bedrijf een begeleider beschuldigde überhaupt faciliteert!

Wil je reageren, mail me dan: info@trainingvanoss.nl

Hartelijke groet,
Marcel van Oss

Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl