Jouw opstelling werkt escalerend

Deel twee. Ik beschrijf de verrassende afloop van de column in de vorige nieuwsbrief: Privacy:-de-naam-van-de-dader-kunnen-we-niet-bekend-maken

“Jouw opstelling werkt escalerend in plaats van de-escalerend”, hoort de vertrouwenspersoon van de directeur, die hem s'avonds thuis belt. Zij vervolgt dat tijdens de evaluatie van de dienstverlening de vertrouwenspersoon ook wordt geëvalueerd en dat hier misschien geen gebruik meer van zal worden gemaakt. Dat klinkt als een regelrechte bedreiging.

De directeur komt met deze boodschap omdat Erik als vertrouwenspersoon de rug recht houdt en naast de melder, Julia, blijft staan in de keuze die haar het beste past. De ‘escalerende keuze' is dat Julia een gesprek wil met de voor haar anonieme dader die haar seksuele e-cards stuurde. Na de second opinion van onze jurist die ook van mening was dat zo'n gesprek gefaciliteerd zou moeten worden richting de melder (in het kader van haar recht op een veilige werkplek), voelde de organisatie blijkbaar dat zij hier niet langer onderuit kon. De organisatie voelt zich hierdoor door Erik onder druk gezet om een bemiddelingsgesprek te organiseren tussen de melder en de ‘lastveroorzaker'.

Wat is er escalerend aan een bemiddeling?
Laat ik eerst maar beschrijven hoe het gesprek is verlopen. De bemiddeling werd gelukkig verzorgd door een onafhankelijke bemiddelaar. Hij voerde eerst een gesprek met Julia, ondersteunt door Erik. Haar verhaal, emoties en behoeften kregen alle ruimte. Daarna volgde het gesprek met dader Jon en Julia. Ook hierbij was Erik ter ondersteuning aanwezig. Eindelijk wist Julia nu wie de dader was. Dat gaf haar sowieso al rust. In dit gesprek ervaarde Julia alle veiligheid om te delen wat de anonieme e-cards met haar hadden gedaan, en waarom dit gesprek voor haar zo belangrijk was. Jon was heel erg bereid zijn welgemeende excuses te maken. Hij had er niet bij stilgestaan dat zijn e-cards deze effecten konden hebben en hij gaf bij herhaling aan hoe vervelend hij het voor Julia vond om te zien en te horen wat het met haar had gedaan. En dat zij er van op aan kon dat hij dit echt nooit meer zou doen. Hij gaf tevens aan dat hijzelf al eerder dit gesprek met Julia had willen voeren. Na een half uur was de lucht helemaal geklaard.
Vervolgens werd de manager erbij geroepen om goede afspraken te maken tussen Julia en Jon. De manager heeft de voorwaarden vanuit de organisatie helder verwoord en tevens aangegeven dat deze afspraken voor Jon niet vrijblijvend zijn. Jon kan zich in deze geen volgende misstap veroorloven. Dat snapte Jon. Aan het einde van het gesprek was iedereen tevreden en opgelucht. De onveilige werkplek was hersteld in een veilige werkplek. Mooier kan het werk van een vertrouwenspersoon niet zijn. De vraag blijft: wat is er escalerend aan een bemiddeling voor de manager en voor de directeur? Ik zou het eerlijk gezegd niet weten. Deze vraag kan alleen beantwoord worden door de manager en door de directeur.

De bedreiging bespreken?
Ik vroeg Erik of hij deze vraag in samenhang met de bedreiging om de samenwerking te beëindigen nog met de organisatie gaat bespreken. Erik wacht eerst nog af of de organisatie hier zelf op terug komt. Zo niet dan gaat hijzelf op een gepast moment een afspraak maken met de organisatie. Hier ligt in mijn ogen een uitgelezen kans voor zowel de vertrouwenspersoon als de organisatie om te leren van deze casus en het fundament van de samenwerkingsrelatie te herijken. Een bedreiging van de organisatie richting de vertrouwenspersoon lijkt me eerder escalerend, dan het als vertrouwenspersoon gaan staan voor de wens van de melder om een bemiddelingsgesprek te hebben met de dader.

De rug recht houden ten opzichte van de organisatie en in het krachtenveld naast de melder blijven staan past binnen de kaders van je functie. Het is niet weinig wat van de vertrouwenspersoon wordt gevraagd.

Begrijpt leidinggevende de functie van vertrouwenspersoon?
Een directeur die deze wijze van invulling geven aan de functie van vertrouwenspersoon beschouwt als onnodig escaleren, lijkt de rol van de vertrouwenspersoon niet te hebben begrepen. Niet de vertrouwenspersoon maakt de keuze voor een gesprek met de dader maar de melder. De functie van de vertrouwenspersoon is samen met de melder haar doelen in kaart brengen, de keuzemogelijkheden en de voor- en nadelen in kaart brengen en Julia helpen een eigen passende keuze te maken. De vertrouwenspersoon begeleidt en ondersteunt de melder in dit hele proces en staat naast de melder. De vertrouwenspersoon staat vanuit de eigen integriteit naast de melder ook op het moment dat de keuze van de melder de organisatie niet welgevallig is.

Wij kennen niet het verhaal van de manager en van de organisatie en ik ben me ervan bewust dat zij een eigen verantwoordelijkheid hebben, niet alleen richting de melder, maar ook richting de dader en de organisatie. Tegelijkertijd getuigt het bedreigen van de vertrouwenspersoon, die gewoon zijn werk doet, in mijn ogen niet van goed leiderschap en gewenste omgangsvormen.

Investeer in leiderschap
Wekelijks hoor ik casussen waaruit blijkt dat leidinggevenden hun taken, verantwoordelijkheden en de mogelijkheden van de escalatieladder als leidinggevenden onvoldoende kennen of er op een verkeerde wijze invulling aangeven. Daarom blijft mijn hartenkreet dat niet alleen vertrouwenspersonen hun deskundigheid bevorderen maar ook leidinggevenden investeren in hun leiderschap op dit terrein. Alleen dan zijn zij in staat om proactief vorm te geven aan een goede samenwerkingsrelatie met de vertrouwenspersoon. Van daaruit kunnen beiden optimaal de eigen mogelijkheden benutten om samen een veilige werkplek te realiseren, waar gewenst de onveiligheid herstellen en onnodige escalatie voorkomen.

Hartelijke groet,
Marcel van Oss

Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON

www.opleidingvertrouwenspersoon.nl
Stuur eventuele reactie naar Marcel van Oss: info@trainingvanoss.nl