Als ondersteunen tekortschiet

“Kun jij als externe vertrouwenspersoon de begeleiding van vier beschuldigden op je nemen?”
De vraag kwam onverwacht. Matilde, directeur van een middelgrote organisatie, klonk gehaast, bijna gespannen.
Thijs hoorde het direct aan haar stem.
“Waar gaat het precies over?” vroeg hij.
“Dat hoor je van de beschuldigden zelf,” zei Matilde. “De melder wil anoniem blijven. Ik ga jouw naam doorgeven; de betrokken medewerkers bellen jou. Ze mogen onderling geen contact hebben over deze zaak.”
Thijs stemde toe vanuit zijn overtuiging dat ook beschuldigden recht hebben op professionele ondersteuning.

Nog geen uur later ging de telefoon. Aan de lijn was Ine, een van de medewerkers. Ze huilde. Ze had een uitnodiging gekregen voor een gesprek met de directeur, maar wist niet waarom. Alleen dat het ging over “een beschuldiging van ongewenste omgangsvormen.”
In de uren daarna belden nog twee collega’s – drie geschokte reacties, steeds dezelfde zin:
“Ik heb geen idee waarvan ik word beschuldigd.”

Tijdens elk gesprek las de directeur een korte tekst voor, gebaseerd op het verhaal van de ‘anonieme‘ melder:
• “Ik ben niet goed ingewerkt.”
• “Mijn collega’s deden op het personeelsfeest niet leuk tegen mij.”
• “Ik hoor er niet bij, er wordt geen koffie voor mij gehaald.”
De melder voelde zich gepest én zijn contract was niet verlengd. In zijn ogen lag dat aan het team.
Voor de beschuldigden was het onbegrijpelijk. Ze herkenden zich niet en konden zich moeilijk verdedigen: de melder bleef anoniem.

Terwijl hij daar zat, zag hij hoe Ine verstijfde en dichtklapte.
Thijs nam, met haar toestemming, even het woord. Hij benoemde wat de situatie met haar deed.
Later sprak Matilde hem daarover aan:
“Jij hoort als vertrouwenspersoon niet het woord te voeren namens de medewerker.”

Thijs begreep haar standpunt. En toch voelde hij dat hij geen andere keuze had gehad.
De situatie vroeg om meer dan alleen ‘ter ondersteuning aanwezig zijn’.

Thijs had zich kort daarvoor verdiept in de functie van Begeleider Beschuldigde.
Hij wist dat die rol bedoeld was voor precies dit soort situaties.
Toch bracht hij het niet ter sprake omdat Matilde hem vroeg om als vertrouwenspersoon de beschuldigden te begeleiden.

Als vertrouwenspersoon voelde hij de druk op dat moment en wilde niet moeilijk doen. Bovendien was hij gevleid door het vertrouwen.
“Ik schoot in mijn hulpreflex,” zegt hij nu. “Ik wilde helpen, niet remmen.”
Achteraf beseft hij dat hij zichzelf én de situatie daarmee tekortdeed.
“Ik deed wat ik kon binnen de grenzen van mijn functie van vertrouwenspersoon,” zegt hij, “maar juist die rol bood te weinig ruimte om te doen wat nodig was. Had ik toen maar benoemd dat ik de begeleiding beter als Begeleider Beschuldigde kon oppakken. Dat had gekund. Ik was immers extern en nog niet verbonden aan de organisatie. Het had mijn rolzuiverheid dus niet in de weg gestaan.”

Na de eerste gesprekken met Matilde blijft het stil. Een half jaar lang hoort niemand iets.
Dat doet iets met de beschuldigden. Zij hadden recht op een zorgvuldig en proportioneel proces.
Thijs trekt aan de bel. Matilde reageert dat zij aan Thijs – als vertrouwenspersoon – geen verantwoording hoeft af te leggen en dat zorgvuldigheid tijd vraagt.
Uiteindelijk stuurt zij een kort mailtje aan de drie beschuldigden, met Thijs in de CC:
“Het is nu goed geweest. We laten het hierbij.”
“Laten we er allemaal van leren.”

Voor de beschuldigden voelde dat anders.
“Hoezo laten we het hierbij?”
“Er komt geen uitspraak, geen herstel, geen excuses.”
Twee van de drie zitten inmiddels ziek thuis.

Bij Thijs bleef het knagen.
Richting de beschuldigden had hij meer willen betekenen, maar hij liep voortdurend aan tegen de grenzen van zijn functie.
Als vertrouwenspersoon kon hij luisteren en begeleiden, maar niet namens hen optreden of de directeur aanspreken op haar zorgplicht en het recht op zuiver wederhoor.
Thijs realiseerde zich later dat de rollen van vertrouwenspersoon en begeleider beschuldigde weliswaar op elkaar lijken, maar wezenlijk verschillen in mandaat, methodiek en verantwoordelijkheid.
“Ik besef nu dat ik dit niet had moeten doen als vertrouwenspersoon,” zei hij tijdens ons gesprek.
“De functie van vertrouwenspersoon is daarvoor niet toereikend. Als Begeleider Beschuldigde had ik meer kunnen betekenen voor de beschuldigden én voor de directeur.”

In die rol had hij Matilde kunnen bevragen op haar keuze voor anonimiteit van de melder en de gevolgen daarvan voor zorgvuldigheid, hoor en wederhoor.
Hij had met haar kunnen spreken over goed werkgeverschap, zorgplicht, objectiveerbare feiten en de rechtspositie en de belasting van beschuldigden.
Ook had hij kunnen helpen de-escaleren, samen kunnen sparren over de escalatieladder voor leidinggevenden en het onderliggende arbeidsconflict bespreekbaar kunnen maken.
“In die functie had ik de ruimte gehad om naast de ‘opvangrol’ tegelijkertijd sparringpartner te zijn voor de directeur,” zei hij. “Nu moest ik vooral toekijken hoe het proces ontspoorde.”

“Ik begrijp nu waarom de rol van Begeleider Beschuldigde zo belangrijk is,” zegt Thijs.
“Niet om iets nieuws te verzinnen, maar om recht te doen aan situaties waar ondersteuning alleen niet genoeg is.”

Een vertrouwenspersoon is er voor melders: naast iemand staan, opvang bieden, begeleiden en helpen een passende keuze te maken.
Maar wie beschuldigd wordt, heeft iets anders nodig. Daarvoor is een ander mandaat nodig.
Twee functies, twee mandaten, één doel: sociale veiligheid.

Thijs vatte het later treffend samen:
“Als ik dit vanuit de Begeleider Beschuldigde-rol had gedaan, waren we er allemaal beter uitgekomen: de beschuldigden, de directeur én ikzelf. Je ziet het pas als je het doorhebt.”

Thijs kijkt terug met gemengde gevoelens op deze periode.
Hij deed als vertrouwenspersoon wat hij kon, maar het voelde als schaken met de helft van de stukken.
“Ik had inmiddels de leergang Begeleider Beschuldigde gevolgd en wist dat die rol meer ruimte had geboden om te doen wat nodig was, maar ik bracht het toen niet ter sprake.
Ik wilde helpen, niet remmen. Als ik dit had kunnen doen vanuit die rol, had ik kunnen ingrijpen, de directeur adviseren en de beschuldigden beter beschermen.” 

Juist dat maakt duidelijk hoe belangrijk het is om vooraf helder te hebben waar de verantwoordelijkheden van beide functies eindigen, voor jezelf én voor de organisatie.

Achteraf ziet Thijs dat juist daarin de les schuilt:
“Soms is willen helpen niet genoeg.
De echte moed van de vertrouwenspersoon zit niet in alles willen oppakken,
maar in het tijdig herkennen van de grens van de eigen functie en durven doorverwijzen, uit zorg voor de beschuldigden, de organisatie én jezelf.”

Hartelijke groet,
Marcel van Oss

Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl 

Heb je vragen of feedback? Mail: marcel@trainingvanoss.nl