Ben ik als vertrouwenspersoon ook postbode?

Ze belde me vroeg in de ochtend. “Kun je heel even meedenken? Ik zit in een lastig dilemma.”
Het was An, een ervaren en bevlogen vertrouwenspersoon. De combinatie van haar vastberadenheid en haar aarzeling zeiden mij genoeg.
Een medewerker had haar een anonieme brief laten lezen, volgens de melder “namens meerdere teams.” De situaties die daarin werden beschreven waren ernstig: fysieke dreiging, een collega die met een voorwerp gestoken was, teams die naar eigen zeggen “op omvallen” stonden, medewerkers die zich onveilig voelden en met buikpijn naar hun werk gingen.
De brief ging meer nog over hoge werkdruk, taakconflicten en organisatorische problemen. Precies daar ontstond de spanning.

De medewerker droeg An op om de brief ‘veilig en anoniem’ door te sturen. Ze wilde niet herkenbaar en niet traceerbaar zijn. En wie voelt dan het veiligst? Juist: de vertrouwenspersoon. Alleen, een vertrouwenspersoon is niet aangesteld als boodschapper om allerlei klachten over de bedrijfsvoering door te geven. De vertrouwenspersoon is alleen vertrouwelijk meldkanaal bij redelijke vermoedens van integriteitsschendingen. Wanneer het gaat over ongewenste omgangsvormen, dan geef je een signaal af als er sprake is van een trend. Maar feitelijk is er één melder, die zegt namens enkele teams te spreken. Toch voelde An ook iets anders: “Als ik dit níét doorgeef, en het blijkt terecht… dan kan dat grote gevolgen hebben.” Daarom belde ze, omdat ze voelde dat dit een grensgeval was.

Tijdens ons gesprek maakten we eerst onderscheid tussen twee lijnen:

• Onveiligheid, agressie, fysieke dreiging en regels worden veronachtzaamd
  Dit valt wél binnen het domein van de vertrouwenspersoon.
• Werkdruk, taakverdeling, organisatieproblemen
  Géén VP-domein, dit domein hoort bij leidinggevenden & HR.

De kracht van de vertrouwenspersoon zit in het ontwarren van de domeinen.

“Mag ik dit signaal wél doorgeven, terwijl het vooral over andere zaken lijkt te gaan?” vroeg An aan mij.
Het antwoord daarop is niet zwart-wit. Juist daarom bestaan er protocollen, consultatie en morele oordeelsvorming.

We verkenden samen vier vragen:

• In hoeverre is er sprake van ongewenste omgangsvormen en integriteitsschendingen?
  Ja, er lijken zich elementen van beide in deze situatie voor te doen.
• Is er risico op schade of herhaling van ernstige incidenten?
  Ja, medewerkers lopen daadwerkelijk gevaar.
• Zijn melders in staat om dit zelf veilig ter sprake te brengen bij leidinggevenden?
  Ja, dat hadden ze al gedaan, maar er veranderde niets.
• Kan de vertrouwenspersoon dit signaal doorgeven zónder de grenzen van haar rol te overschrijden?
  Ja, mits ze dat doet met haar eigen professionele toelichting, en vanuit haar eigen weging en verantwoordelijkheid.

An is niet zomaar even het doorgeefluik, maar geeft het risico-signaal aan de leiding door mét haar eigen duiding erbij van wat hier speelt.

An stuurde niet de brief door namens de medewerkers.
Ze overhandigde deze brief echter wel:

• vergezeld van haar eigen mondelinge toelichting,
• met een professionele verantwoording van haar twijfel of ze deze brief moet doorgeven,
• met een duidelijke scheiding tussen wat binnen en buiten het buiten het domein van de vertrouwenspersoon valt,
• met de door haar uitgesproken zorg dat ‘de ernst mogelijk richting een vermoeden van een misstand zou kunnen gaan’ en met de kanttekening dat zij dit zelf niet kan vaststellen
• en met de boodschap dat de verantwoordelijkheid nu bij de directie en Raad van Toezicht ligt, die wel mogelijkheden hebben om in deze situatie te handelen.

Dan ben je in mijn ogen geen doorgeefluik meer, maar is er sprake van professioneel signaleren.

Aan het einde van ons gesprek zei An iets dat me bij bleef: “Het voelt alsof ik tussen twee risico’s moest kiezen: of te veel doen, of te weinig. Dat bracht mij aan het twijfelen. Ik moest terug naar mijn mandaat en naar mijn geweten.”

Dat is het hart van het vak.
Een vertrouwenspersoon:

• neemt niet automatisch een ‘boodschap’ van medewerkers over,
• maar laat ook geen signalen liggen die raken aan de sociale veiligheid of integriteit,
• durft soms – zorgvuldig en weloverwogen- een kleine stap buiten de formele kaders te zetten, om schade te voorkomen. Dat is geen grensoverschrijding van je functie. Dat ís vakmanschap.
  Voorwaarde is wél: je moet je keuze kunnen verantwoorden.
  Dus: registreer je dilemma en je onderbouwing.

Het verhaal kreeg nog een mooi vervolg.
Enkele dagen later werd An uitgenodigd bij een grote bijeenkomst tussen management en medewerkers, iets wat ze zorgvuldig met de melder(s) besprak. Ze besloot aanwezig te zijn als ondersteuner, met een bescheiden rol en het accent op veiligheid. Tot haar verrassing waren niet alleen de direct leidinggevenden aanwezig, maar ook de Raad van Bestuur, de OR en 29 medewerkers. Dat de organisatie het signaal serieus nam, werd onmiddellijk zichtbaar.
Er ontstond een open gesprek over onveiligheid, incidenten, werkdruk en structurele problemen. An merkte dat haar advies – om het signaal niet te negeren maar in dialoog te gaan – was overgenomen. Haar werk als vertrouwenspersoon zat erop: “Ik ben er even klaar mee. Problemen laten bij wie ze horen! Het heeft me genoeg tijd en energie gekost.”

Later die avond kreeg ze app-berichten van medewerkers: waardering, boosheid, teleurstelling, alles door elkaar. Opnieuw sloeg de twijfel toe: “Kan ik het wel afsluiten? Ik kan het proces zélf bij management laten, maar moet ik nog beschikbaar blijven voor individuele ondersteuning van deze medewerkers? Wat is nu mijn rol?”

Rolzuiverheid stopt niet bij één keuze; het is iets wat je telkens opnieuw moet bewaken. Als vertrouwenspersoon heb je naast je opvangrol ook een belangrijke doorverwijsrol. Je bent er in basis niet voor arbeidsconflicten en hoge werkdruk, maar ook daar neem je alle ruimte voor verhaal en emoties en wanneer iemand dan nog behoefte heeft aan specifieke ondersteuning, dan neem je de tijd voor zorgvuldige doorverwijzing.
Ook dan ben je geen postbode!

Hartelijke groet,
Marcel van Oss

Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl 

Heb je vragen of feedback? Mail: marcel@trainingvanoss.nl