Misschien ben jij de volgende

“Kleeft er een smet aan mij?”
Arco stelt de vraag beheerst, maar de twijfel klinkt door. Het is een vraag die ik vaker hoor wanneer organisaties plotseling afscheid nemen van hun vertrouwenspersoon. Bij Arco komt hij harder binnen: binnen één week hoort hij bij twee organisaties dat zijn inzet als externe vertrouwenspersoon niet langer gewenst is.

“Twee organisaties,” zegt Arco. “Dan ga je toch aan jezelf twijfelen. Heb ik iets fout gedaan? Waar zit mijn blinde vlek?”
De anders zo aardse Arco oogt nu fragiel.

In twee uur tijd schetst hij beide situaties. Twee organisaties, twee verschillende contexten, maar opvallend veel overlap in de krachtvelden die spelen.
Ik geef hier de essentie weer.

In één organisatie krijgt Arco te horen:
“Ja, die cao-regels over de uren passen wij hier inderdaad niet toe. In de praktijk gaat het nu eenmaal anders.”
Daarna volgt:
“Arco, jij zou als vertrouwenspersoon wat meer organisatiesensitiviteit mogen ontwikkelen.”
En:
“Richt jij je maar vooral op de opvang van medewerkers. Het is niet de bedoeling dat je met melders meegaat naar gesprekken met leidinggevenden. Dat zijn we van onze vertrouwenspersonen niet gewend.”

Ook voorlichting blijkt geen prioriteit. En wanneer Arco signalen afgeeft over patronen: “Daarmee blaas je zaken onnodig op.”

In een andere organisatie speelt een ander dossier.
Een cliënt overlijdt. In de vroege ochtend had hij meerdere keren om een ambulance gevraagd. Dat verzoek blijkt later uit de rapportage te zijn verdwenen. Het incident wordt niet gemeld bij de Inspectie.

Wanneer melders – ondersteund door Arco – daar vragen over stellen, krijgen zij te horen: “Wij zien geen reden dat de Inspectie dit gaat onderzoeken.” Een medewerker die deze situatie herhaaldelijk blijft aankaarten, wordt wegens brutale houding verplicht naar een coach gestuurd.

Arco heeft meerdere groepen melders gesproken. Groepen van zes, acht en zelfs twaalf mensen.
Hun verhalen vertonen opvallend veel overeenkomsten. In beide organisaties wordt afgeweken van de eigen regels. We zien ongewenste omgangsvormen, intimidatie, schreeuwen, dreigen, druk om te zwijgen, overplaatsingen, contracten die niet worden verlengd en een Vaststellingsovereenkomst (VSO) onder je neus als je je mond opendoet.

Arco doet wat een vertrouwenspersoon hoort te doen. Hij luistert, ondersteunt en duidt. Soms gaat hij mee naar een gesprek. Soms geeft hij een signaal af over patronen. Kortom: Arco bespeelt alle registers van het orgel. Hij geeft invulling aan de drie hoofdtaken van onze functie. Daar ontstaat het probleem.

Met de signalering van trends, raakt de vertrouwenspersoon een gevoelige snaar. Dan kom je terecht in een krachtenveld waarin verschillende belangen botsen. De beslissers in een organisatie zien vanuit hun eigen overlevingsstrategie soms nog maar één uitweg: de boodschapper de kop afhakken. “We nemen afscheid van jou als vertrouwenspersoon.”

Ik hoor dit vaker.
Niet omdat vertrouwenspersonen hun werk slecht doen, maar omdat ze hun werk juist goed doen. Daarmee worden zij soms de boodschapper van slecht nieuws. Organisaties zijn daar niet altijd blij mee.

Arco heeft behoefte aan erkenning, redelijkheid en rechtvaardigheid. We lopen samen de mogelijke routes langs.

Kan de ondernemingsraad iets betekenen? In veel organisaties heeft de OR instemmingsrecht bij beleid rond sociale veiligheid en de klachtenregeling, en daarmee vaak ook bij de aanstelling en positionering van de vertrouwenspersoon. Het is dan niet onlogisch dat de OR betrokken wordt wanneer een organisatie besluit de samenwerking met een vertrouwenspersoon te beëindigen.

Wat kan het Huis voor Klokkenluiders betekenen, bijvoorbeeld via een bejegeningsonderzoek?
Wat kan de LVV betekenen, bijvoorbeeld in de vorm van juridisch advies?

In zorgorganisaties kan het ook passend zijn om de Raad van Toezicht te informeren. Vanuit hun verantwoordelijkheid voor goed bestuur en sociale veiligheid ligt het immers in hun rol om zicht te houden op dit soort kwesties.

En tot slot: is het verstandig dat een jurist meekijkt naar de beëindiging van het contract?

Ik hoor hier maar één kant van het verhaal. Maar wat Arco vertelt, laat geen vertrouwenspersoon zien die buiten zijn functieprofiel treedt. Integendeel. Ik zie iemand die zijn werk rolzuiver doet en zich daarmee ook kwetsbaar maakt.

De praktijk is weerbarstig. Als vertrouwenspersoon kun je eenzaam zijn. Je staat tussen medewerkers, leidinggevenden, HR, bestuur en soms toezichthouders. Allemaal met hun eigen belangen.

Juist daarom moeten we blijven benoemen waar het vak van vertrouwenspersoon om draait.
Het werk rust op een onlosmakelijke drie-eenheid: opvang & begeleiding, signalering & advisering, en informeren & voorlichten. Die staan niet los van elkaar. Ze voeden en versterken elkaar.

Opvang kun je niet zorgvuldig doen zonder oog voor wat signalen betekenen voor de organisatie.
Adviseren lukt alleen als je een stevige samenwerkingsrelatie hebt opgebouwd.
En informeren vraagt dat je helder bent over positie, routes en verantwoordelijkheden van ieder. Er is een logische samenhang der dingen.

Vanuit deze drie hoofdtaken bouw je een professionele samenwerkingsrelatie op met de organisatie, met leidinggevenden, HR en OR. Daar komen het vak en de samenwerking samen.

Samenwerking moet rusten op rusten op beleid, positionering en een stevig contract.
We stellen eisen aan het vak. We stellen eisen aan onszelf.
Moeten we dan genoegen nemen met organisaties die wel een overeenkomst van opdracht tekenen, maar geen inhoudelijk commitment geven aan beleid, rol en positie van de vertrouwenspersoon? Of moeten we als beroepsgroep soms ook zeggen: “aan deze vorm van samenwerking verbinden wij ons niet.” Laten we voorkomen dat organisaties steeds weer een volgende vertrouwenspersoon aanstellen.

Want uiteindelijk hebben alle ketenpartners er belang bij dat vertrouwenspersonen hun werk kunnen doen zonder het speelveld te moeten verlaten omdat zij hun werk goed doen. Ik bedoel daarmee de opleiders, de LVV, het Huis voor Klokkenluiders en de organisaties zelf.

Wij proberen daaraan bij te dragen, met voorbeeldbeleid voor ongewenste omgangsvormen en integriteit, een model-meldregeling, voorbeeldpresentaties en een voorbeeldcontract, die vertrouwenspersonen en hun organisaties houvast geven.
We leggen de bal voor het doel. Maar uiteindelijk is het aan organisaties én vertrouwenspersonen om hem erin te trappen.

Arco zei aan het einde van ons gesprek:
“Het belangrijkste voor mij is eigenlijk dat iemand zegt dat er geen smet aan mij kleeft.”
Die erkenning geef ik hem.

Daarnaast is de vraag voor ons allemaal: hoe zorgen we ervoor dat vertrouwenspersonen als Arco niet alleen staan wanneer zij hun werk goed doen?

Daar ligt een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Van organisaties.
Van ketenpartners.
En ook van ons als vertrouwenspersonen.

Dus laten we elkaar blijven ondersteunen.
Laten we organisaties blijven meenemen in de kaders van ons vak.
Met beleid.
Met contracten.
Met voorlichting.

Laten we voorkomen dat jij de volgende bent die niet langer voldoet als vertrouwenspersoon… omdat je je werk goed doet.

Hartelijke groet,
Marcel van Oss

Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl 

Heb je vragen of feedback? Mail: marcel@trainingvanoss.nl