Is beleid integriteit de verantwoordelijkheid van de vertrouwenspersoon?

“Dat kan toch zomaar niet!”
Kira, vertrouwenspersoon, belt me voor consult. Haar bestuurder had gezegd dat medewerkers met integriteitskwesties niet meer bij de vertrouwenspersoon terecht konden. Alleen met ongewenste omgangsvormen. “Voor integriteit hebben we voldoende meldpunten in de organisatie.”

De bestuurder vond het “onhandig” wanneer de vertrouwenspersoon weet zou krijgen van integriteitszaken. Die zouden dan immers moeten worden doorgegeven. Vertrouwelijkheid is hier ongewenst, zeker bij misstanden. Dus wil de bestuurder dat integriteitskwesties niet bij de vertrouwenspersoon terechtkomen.

Kan dat zomaar?
Mijn antwoord: ja én nee.

• Ja, een bestuurder mag bepalen dat de vertrouwenspersoon alleen beschikbaar is voor ongewenste omgangsvormen, ook al zijn wij en de LVV daar geen voorstander van.
• Nee, een bestuurder mag integriteitskwesties niet enkel en alleen afdoen met een meldpunt voor integriteit. De Wet bescherming klokkenluiders (2023) verplicht organisaties medewerkers een vertrouwelijk aanspreekpunt te bieden. Dat kan de vertrouwenspersoon zijn, of iemand anders – maar nooit een meldpunt.
• Bij navraag bleek bovendien dat de bestuurder met “meldpunten” niet een onafhankelijk meldpunt bedoelde zoals de Wbk voorschrijft.

Een meldpunt is er voor officiële meldingen van integriteitsschendingen. Dat is wezenlijk anders dan iemand in vertrouwen kunnen raadplegen, dat doorgaans wordt weggelegd bij een ‘vertrouwenspersoon’. Beiden moeten volgens de Wbk worden gefaciliteerd.

Slechts rond de 40 procent van de organisaties blijken hun beleid en meldregeling inmiddels te hebben aangepast. Kari’s bestuurder is dus bepaald geen uitzondering.

Kira belt opnieuw. Ze werkt inmiddels extern voor een andere organisatie. Al snel krijgt ze meldingen over een bestuurder: achterstelling van medewerkers, intimidatie bij feedback, afspraken die worden ontkend. Alles loopt door elkaar: ongewenst gedrag, integriteitsschendingen, arbeidsconflicten.

Een voorbeeld: De bestuurder besluit een groot contract te gunnen aan een extern adviesbureau. Op papier lijkt alles netjes aanbesteed. Later ontdekt Nicole dat de eigenaar van dit bureau de zwager van de bestuurder is en dat er buiten het officiële traject om afspraken zijn gemaakt.
Wanneer Nicole dit voorzichtig aankaart, krijgt zij te horen dat zij “niet achterdochtig moet doen” en dat zulke insinuaties schadelijk zijn voor de organisatie.

Samen met Kira bespreek ik eerst de mogelijkheden van de escalatieladder integriteit. Nicole wil echter niet meer met de bestuurder in gesprek en wil dat dit binnen de organisatie wordt opgepakt. Dan rest de vraag: kan ze terecht bij het meldpunt?

Dat hangt af van de meldregeling. De wet verplicht alleen het melden van misstanden. Integriteitsschendingen en ook onregelmatigheden, kunnen alleen worden meegenomen als de organisatie dat expliciet in de regeling heeft opgenomen.
“Check eerst de meldregeling,” was mijn advies.

Kira dacht dat dit geregeld was. Bij haar aantreden had ze onze voorbeeld-meldregeling doorgestuurd. HR en directie waren enthousiast en beloofden snelle implementatie. Maar toen ze navraag deed, bleek dat met deze voorbeeld- meldregeling niets was  gebeurd. Geen beleid, geen meldregeling, geen meldpunt.

Verbouwereerd vroeg Kira: “Maar dat is toch niet mijn verantwoordelijkheid?”

En daar heeft ze een punt. Formeel is het maken en implementeren van beleid een taak van de bestuurder en de OR. Maar praktisch? Als vertrouwenspersoon bén je afhankelijk van goed beleid en een duidelijke meldregeling. Zonder spelregels sta je 2-0 achter. En melder Nicole? Die staat qua melden van integriteitsschendingen binnen de organisatie met lege handen. Hier wordt pijnlijk zichtbaar wat er misgaat als beleid en regeling ontbreken.

Beleid en meldregeling zijn formeel geen taak van de vertrouwenspersoon, maar het is wel jouw verantwoordelijkheid om erop toe te zien dat er beleid wordt vastgesteld en geïmplementeerd. Vanuit je proactieve én adviserende rol hoort het bij jouw taakuitoefening om te checken:

• Is er een actueel beleid integriteit en een actuele meldregeling die voldoen aan de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk)?
• Kunnen medewerkers terecht bij een vertrouwelijk aanspreekpunt voor zowel ongewenste omgangsvormen als integriteit?
• Wat is de visie van de organisatie op integriteit?
• Wat is de gedragscode, wat zijn onregelmatigheden, integriteitsschendingen, maatschappelijke misstanden en schendingen van het Unierecht?
• Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden van de werkgever/leidinggevenden/bestuurder?
• Wat zijn de verantwoordelijkheden van de medewerkers?
• Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden van vertrouwenspersoon en meldpunt integriteit en eventuele opvolger/ onderzoeker?
• Hoe worden de  mogelijkheden van de escalatieladder gefaciliteerd?
• Hoe is de ondersteuning van de beschuldigde geregeld?
• Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden HRM en OR?
• Hoe is de bescherming van melder en vertrouwenspersoon en betrokkenen geregeld?
• Is geregeld dat er geen verplichting tot het eerst intern melden bij de werkgever bestaat?
• Is de uitbreiding rechtsbescherming voor melders geregeld (o.a. verbod zwijgbeding, vrijwaring bij procedures voor de rechter)?
• Is de verschuiving van de bewijslast naar de werkgever bij benadeling geregeld?

Kortom: wacht niet tot tijdens de wedstrijd blijkt dat er geen spelregels zijn. Maak dit bespreekbaar bij de start van je samenwerking met de organisatie. Breng als vertrouwenspersoon – waar nodig – ons voorbeeldbeleid en onze meldregeling onder de aandacht.

Want één ding is zeker: zonder goed beleid en een actuele meldregeling heb niet alleen jij als VP een probleem, maar vooral ook de medewerker die gerechtigheid en bescherming zoekt.

Dus: hoe staat het in jouw organisatie? Zijn de spelregels op orde, vóórdat de wedstrijd begint?

Wil je reageren, mail me dan: marcel@trainingvanoss.nl

Hartelijke groet,
Marcel van Oss

Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl