opinie Geen presentatie?
Dan ook geen opvanggesprek?

De helft van de vertrouwenspersonen in een organisatie heeft nog nooit een opvanggesprek gevoerd. Dat kwam naar voren in een intervisie. Het baarde hen zorgen. Terecht. Hun zorgen kwamen bij mij terecht: “Hoe kan dat nou?” En vooral: “Wat kunnen wij hieraan doen?”

Mijn eerste vraag was eenvoudig: “Hoeveel presentaties hebben jullie het afgelopen jaar verzorgd?”
Ze keken me wat verbaasd aan. Ze wilden het graag hebben over hun opvangrol, niet over hun informerende rol. Alsof dat twee losse werelden zijn. Maar dat zijn ze niet.

Ik vertelde hen over een incompany groep van jaren geleden. Op de terugkomdag, een jaar na de basisopleiding, bleek één vertrouwenspersoon twaalf melders te hebben gesproken. Twee anderen hadden ieder één opvanggesprek gevoerd. De overige negen nog geen één.

Wat bleek? Die ene vertrouwenspersoon had in dat jaar veel presentaties verzorgd. De twee anderen hadden er ook een paar gedaan. De negen zonder opvanggesprekken hadden nog niets gedaan met hun informerende rol. Geen presentatie. Geen zichtbaarheid. Geen podium gepakt.

Is dat wetenschappelijk bewijs? Nee.
Zie ik een verband? Jazeker.

En eigenlijk is dat ook volkomen logisch. Medewerkers stappen niet zomaar naar een vertrouwenspersoon die zij niet kennen. Ze willen je eerst gezien en gehoord hebben. Ze willen een indruk krijgen van wie jij bent, waarvoor ze bij jou terechtkunnen en wat ze van jou mogen verwachten. Pas dan word je toegankelijk. Pas dan word je laagdrempelig. Pas dan denken medewerkers aan jou op het moment dat zij klem zitten, twijfelen of zich onveilig voelen.

Wie onzichtbaar blijft, wordt minder snel gevonden.

Ik vroeg deze groep vertrouwenspersonen ook naar hun drempels. Waarom hadden zij nog geen presentaties verzorgd?

Maar voordat je verder leest, stel jezelf eens de vraag: welke van deze herken jij bij jezelf?

De antwoorden kwamen moeiteloos:

• “De presentaties zijn al een keer gedaan door andere vertrouwenspersonen.”
• “Mijn hoofdfunctie slokt alle tijd op.”
• “Presenteren is niet echt mijn ding.”
• “De organisatie zit er niet op te wachten.”
• “Het organiseren ervan is gewoon gedoe.”
• “Straks zeggen medewerkers: je mag ook niks meer.”
• “Ik wil het wel samen met een leidinggevende doen, maar die maakt geen tijd.”
• “Ik ga niet in mijn eentje die kar trekken.”
• “Ik ben het wel van plan, maar het is er nog niet van gekomen.”
• “Ik zie het belang wel, maar het heeft nu geen prioriteit.”
• “Ik vind het lastig om een goede presentatie te maken.”

Herkenbaar?
Misschien heb jij weer andere redenen. Maar welke reden je ook hebt: als je jouw informerende rol laat liggen, laat je een essentieel deel van de functie van vertrouwenspersoon onbenut.

Juist door presentaties gaat beleid leven. Juist door presentaties gaan medewerkers begrijpen wat ongewenste omgangsvormen zijn, waar de grens ligt, waarvoor zij bij jou terechtkunnen en wat de rol van hun leidinggevende is. Juist door presentaties bouw je aan vertrouwen nog vóórdat iemand jou nodig heeft.

Onlangs hoorde ik een directeur over een externe vertrouwenspersoon zeggen: “De externe vertrouwenspersoon is compleet onzichtbaar. We zien haar nooit en we horen haar nooit, daarom hebben we afscheid van haar genomen. We moeten dit echt anders gaan inrichten, anders werkt het niet.”

Daar slaat deze directeur wat mij betreft de spijker op zijn kop.
Onzichtbaarheid ondermijnt toegankelijkheid. En als medewerkers hun weg naar jou niet weten te vinden, blijft niet alleen jouw opvangrol onderbenut, maar blijft ook de organisatie verstoken van wat jij in jouw functie kunt betekenen.

Juist daarom reiken we in onze nieuwsbrief twee voorbeeldpresentaties aan: één voor medewerkers en één voor leidinggevenden. We hebben daar opnieuw stevig aan gesleuteld, aangescherpt, gepolijst en verbeterd op basis van feedback uit de praktijk. Uiteraard blijft het maatwerk. Jij moet er jouw eigen presentatie van maken, passend bij jouw organisatie, jouw stijl en jouw publiek. En voor wie geen lange presentatie kan of wil verzorgen, hebben we onder beide uitgebreide versies ook een korte versie opgenomen van ongeveer tien tot vijftien minuten.

Mijn oproep is helder: gebruik deze presentaties. Wacht niet tot iemand jou toevallig weet te vinden. Laat jezelf zien. Laat je horen. Maak jouw functie zichtbaar. Maak het beleid levend. Draag bij aan bekendheid, vertrouwen en toegankelijkheid.

Geen presentatie geven omdat het spannend is, geen prioriteit heeft of organisatorisch gedoe oplevert, is begrijpelijk. Maar het helpt medewerkers niet. En daar gaat het uiteindelijk wel om.

Dus zet die drempels overboord. Plan die presentatie. Leg actief contact met leidinggevenden en betrek hen erbij. Laat medewerkers merken dat jij er bent.

Want wie zichtbaar is als vertrouwenspersoon, wordt gevonden.
En wie gevonden wordt, kan het verschil maken.

Hartelijke groet,
Marcel van Oss

Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl 

Heb je vragen of feedback? Mail: marcel@trainingvanoss.nl