De melder heeft de regie. Maar kun jij dat verdragen?

Onlangs werd ik geraadpleegd door vertrouwenspersoon Petra over Sarah, die was vastgelopen in de samenwerking met haar leidinggevende Tom. Het raakte me hoeveel energie het Sarah kostte om erkenning te krijgen.

Het begon met een zeer kritische e-mail van Tom. Daarin maakte hij opmerkingen die Sarah als kleinerend ervoer. Bovendien zette hij alle directieleden in de cc. Sarah voelde zich publiekelijk terechtgewezen en in haar waardigheid aangetast.

Sarah zocht het gesprek met Tom. Die reageerde: ‘Als het jou heeft gekwetst, dan spijt mij dat.’ Hij had het niet zo bedoeld. Paulien Cornelisse noemde dat een ‘alscuus’: een schijnexcuus waarbij iemand wel spijt lijkt te betuigen, maar de verantwoordelijkheid voor het eigen gedrag ontwijkt. Sarah voelde zich niet gehoord. Ze miste erkenning voor wat zijn woorden bij haar hadden aangericht.

Er volgde een tweede gesprek, ditmaal met een directeur erbij. Die bleef neutraal. Ook dat bracht Sarah niet de erkenning waar ze op hoopte.

Tom vond dat hij kritisch moest kunnen zijn zonder voortdurend op zijn tenen te lopen. Voor hem was het klaar. Zand erover.
Maar voor Sarah niet. Ze wilde verder, maar ook dat Tom zou begrijpen hoe diep het haar had geraakt.

Wie zich gekleineerd voelt, wil vaak dat de ander de impact daarvan begrijpt. Maar wat gebeurt er wanneer Sarah pas verder kan als Tom haar die erkenning geeft?

Drie zaken verdienen onderscheid.

• Erkenning: de ander neemt serieus welke impact diens gedrag heeft gehad.
• Excuses: de ander neemt verantwoordelijkheid voor het eigen aandeel en spreekt spijt uit.
• Herstel: er ontstaat opnieuw een voldoende veilige en werkbare samenwerking.

Het mooiste is wanneer die drie samenkomen. Maar is herstel ook mogelijk zonder volledige erkenning?

Petra neemt Sarahs ervaring serieus, zonder vast te stellen dat Tom zich schuldig heeft gemaakt aan ongewenste omgangsvormen. Ze kent alleen Sarahs perspectief en doet geen waarheidsvinding.

Ze verkennen verschillende mogelijkheden. Na twee teleurstellende gesprekken denkt Petra aan een onafhankelijke gespreksleider of een andere mogelijkheid binnen de escalatieladder. Sarah wil liever opnieuw alleen met Tom praten.

‘Daar heb ik bitter weinig fiducie in’, zegt Petra tijdens ons consult. ‘Hoe eerlijk kan ik tegenover Sarah zijn over mijn twijfels?’

Ik vraag: ‘Wat hoop je te bereiken door je zorgen uit te spreken? En wat zou dat met Sarahs eigen afweging kunnen doen?’

Een bezorgde vertrouwenspersoon kan onbedoeld sturen. Sarah kan gaan twijfelen, zich moeten verantwoorden of vooral de risico’s gaan zien die Petra vreest. Terwijl Petra de uitkomst niet kan voorspellen.

‘Misschien hoef je jouw zorgen niet meteen op tafel te leggen’, zeg ik. ‘Kun je Sarah eerst zelf laten onderzoeken wat haar keuze betekent?’

Petra zou kunnen vragen:

‘Wat maakt dat je opnieuw met Tom in gesprek wilt?’

‘Wat wil je dit keer bereiken?’

‘Hoe zou het gesprek kunnen verlopen, en wat zouden verschillende uitkomsten voor jou betekenen?’

‘Wat ligt binnen jouw invloed als Tom bij zijn standpunt blijft?’

‘Wat heb je daarna nodig om prettig en veilig te kunnen werken?’

‘Welke steun zou je eventueel van de organisatie willen?’

Zo verkent Sarah zelf haar doelen en risico’s, zonder richting mediation of een andere stap op de escalatieladder te worden geduwd.

Maar ook open vragen zijn niet automatisch 100% neutraal. Wanneer Petra uitsluitend vraagt wat Sarah gaat doen als Tom haar opnieuw kwetst, zet ze vooral een negatieve uitkomst centraal. De vraag is dus niet alleen wát Petra vraagt, maar ook waarom.

Hier raakt mijn consult aan de cirkel van invloed. Sarah kan Toms reactie niet bepalen. Wel kan ze kiezen wat ze zelf bespreekt, welke grenzen ze aangeeft en hoe ze reageert als het gesprek anders loopt dan gehoopt. Ze kan Tom proberen te beïnvloeden, maar niet afdwingen dat hij zijn gedrag onder ogen ziet of verandert.

‘En als je een risico ziet dat Sarah zelf niet onderkent?’, vraagt Petra. ‘Bijvoorbeeld een reëel risico op benadeling?’

Dan mag, en soms moet je dat als vertrouwenspersoon zorgvuldig benoemen. Niet als oordeel over Sarahs keuze, maar als informatie die zij kan meewegen.

Bijvoorbeeld: ‘Mag ik een aandachtspunt met je bespreken? Hoe schat jij het risico in dat dit gesprek nadelige gevolgen voor je heeft?’

De escalatieladder is geen verplicht stappenplan. Petra helpt Sarah bewust te kiezen en blijft beschikbaar, ook als het gesprek niet brengt waarop Sarah hoopt. De organisatie houdt ondertussen haar eigen verantwoordelijkheid voor sociale veiligheid.

Uiteindelijk ging Sarah opnieuw met Tom in gesprek. De volledige erkenning bleef uit, maar er ontstond wel ruimte om weer constructiever samen te werken. Een uitkomst die Petra vooraf niet had verwacht.

De kunst van goede begeleiding is niet vertellen welke keuze jij verstandig vindt, maar met zorgvuldig gekozen vragen de melder helpen zelf een afweging te maken. Ook wanneer die anders kiest dan jij.

Mijn vraag aan Petra, en eigenlijk aan iedere vertrouwenspersoon:

Help ik de melder diens mogelijkheden te ontdekken, of gebruik ik mijn vragen ongemerkt om naar mijn voorkeursoplossing te sturen?

Hartelijke groet,
Marcel van Oss

Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON
www.opleidingvertrouwenspersoon.nl 

Heb je vragen of feedback? Mail: marcel@trainingvanoss.nl