Wat we kunnen leren van Volkswagen

Zo creëer je samen een veilige, integere productieve werkplek

expertbijdrage aan werk & veiligheid.nl voor preventiemedewerkers

 

Volkswagen, Arthur Gotlieb en vele andere voorbeelden confronteren ons steeds weer opnieuw met de enorme schade die voor organisaties ontstaat, als het misgaat op het gebied van ongewenste omgangsvormen en integriteit. In veel organisaties komen deze onderwerpen zelden aan bod. Ze staan meestal erg laag op het prioriteitenlijstje. ‘Bij ons komt dat niet voor en wij lopen als organisatie weinig risico op ongewenst gedrag. Wij besteden daar geen overdreven aandacht aan.'

Een artikel over hoe je als preventiemedewerker de neuzen dezelfde kant op krijgt en samen een veilige, integere, productieve werkplek creëert.

‘Tsunami' aan desastreuze gevolgen

De fraude bij Volkswagen leidde tot een ‘tsunami' aan desastreuze gevolgen. Het schaadde het imago van het bedrijf en de aandelen kelderde. Het raakte niet alleen Volkswagen maar de hele auto-industrie en sterker nog: heel Duitsland als betrouwbare (‘Deutsche grundlichkeit'), hardwerkende natie. Arthur Gotlieb van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) pleegde zelfmoord. Ongewenste omgangsvormen en misstanden vormden de opmaat naar zijn daad. Het leidde tot vele vernietigende artikelen in de krant en het aftreden van de Raad van Bestuur. ‘We lagen helemaal op de grond. Dat moeten we weer opbouwen. De cultuur moet wezenlijk veranderen', zegt de nieuwe Bestuursvoorzitter NZa Maarten Ruys daarover.

Verzuim door ongewenste omgangsvormen

Ongewenste omgangsvormen leiden vaak ook tot verzuim. Een derde van het werkgerelateerde verzuim hangt samen met de zogenoemde Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA). Daarnaast hebben ongewenste omgangsvormen negatieve effecten op motivatie, samenwerking en productiviteit.

Je ziet het pas als je het door hebt

‘Wat heb ik te maken met Volkswagen?', zul je wellicht denken. Niet alleen omdat je wellicht helemaal geen Volkswagen rijdt, maar een Peugeot, maar vooral omdat je dat wat bij Volkswagen is gebeurd, in je eigen organisatie niet voor mogelijk houdt. Johan Cruijff zou daarentegen zeggen: ‘Je ziet het pas als je het door hebt.'

Werk aan de winkel

En wat zou je dan zoal door moeten hebben? Wat kunnen wij van Volkswagen leren? Je ziet nog maar al te vaak dat de put wordt gedempt als het kalf verdronken is. Dat is jammer, want door een goed beleid op zowel het terrein van ongewenste omgangsvormen als integriteit, kun je op een proactieve manier veel problemen voorkomen. Dat is overigens inmiddels allang geen vrijblijvende keuze meer. Als het gaat om ongewenste omgangsvormen dan verplicht de Arbowet werkgevers om actief beleid te voeren op het voorkomen dan wel beperken van Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA). Daarnaast is de verwachting dat de Eerste Kamer nog dit jaar met het wetsvoorstel ‘Huis voor klokkenluiders' het voeren van integriteitsbeleid verplicht stelt voor alle organisaties die groter zijn dan vijftig personen. Kortom: er is werk aan de winkel.

Wat is je rol?

Regelmatig hoor ik mensen nog zeggen: ‘We hebben beleid op papier gezet en we hebben vertrouwenspersonen aangesteld, zowel een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen als een vertrouwenspersoon integriteit. Daarmee hebben wij ruimschoots aan onze verplichtingen voldaan.' Helaas is dat niet zo. Het verplichte PSA-beleid houdt in dat de werkgever zowel een hoge werkdruk als met name ook ongewenste omgangsvormen moet voorkomen en beperken. Ook moet de werkgever een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) houden en daarop volgend passende preventiemaatregelen nemen. Dat betekent voorlichting en training voor medewerkers maar bovenal voor leidinggevenden en de ketenpartners. Zij zijn immers de hoofdverantwoordelijken in het zorgdragen voor een veilige, integere en daarmee productieve werkplek. Zij dienen dus hun taken, verantwoordelijkheden en instrumenten te kennen en moeten hier handen en voeten aan geven. Als dit de taken van de werkgever zijn dan liggen hier ook taken voor jou als preventiemedewerker om de werkgever aan zijn verplichtingen te laten voldoen. In grote lijnen geldt bovenstaande ook voor het te voeren beleid op het terrein van integriteit.

Onveilig om te melden

Ik sprak een toeleverancier van Volkswagen. Hij vertelde mij dat het technisch gezien niet anders kan dat honderden werknemers bij Volkswagen op de hoogte moesten zijn geweest van deze fraude, maar dit niet hebben gemeld. Dat kan twee redenen hebben. Ten eerste kunnen werknemers zodanig vastgeklonken zitten aan het systeem dat zij niet meer de risico's zien van deze wijze van manipuleren van de werkelijkheid, het is immers gewoon geworden binnen hun bedrijfstak. Hetzelfde zag je bij de bouwfraude. Het inventariseren van de risico's is daarom ook een van jouw taken.

Een tweede reden die je ook vaak tegenkomt, is dat wanneer een werknemer zich wel bewust is van de integriteitsschending bij deze wijze van werken, het erg veel moed vraagt om als melder uit het systeem te stappen en dit als vermoeden van misstand te melden. De onveiligheid om misstanden te melden geldt niet alleen voor integriteitsschendingen maar vergelijkbare grote drempels zien we ook bij ongewenste omgangsvormen. Zelfs de stap naar een vertrouwenspersoon wordt niet ervaren als veilig. Integendeel! Dat is ook niet vreemd als je bedenkt dat zowel de melders van ongewenste omgangsvormen als van integriteitsschendingen maar al te vaak zich niet beschermd weten door de organisatie. Ze komen dan wel niet allemaal zoals Ad Bos in een caravan terecht, maar ik hoor doorlopend, dat melders de organisatie ‘moeten' verlaten.

Hoe creëer jij de veiligheid?

Om veiligheid te creëren, moet er beleid zijn, zowel op het terrein van integriteit als op het terrein van ongewenste omgangsvormen, waarin alles goed is geregeld. Dat geeft al een stukje veiligheid aan potentiele melders. De praktijk leert echter dat in veel organisaties het beleid verre van volledig is en dat er vaak geen onderscheid wordt gemaakt in het beleid ongewenste omgangsvormen en het beleid integriteit. Dat levert onhelderheid en onveiligheid, niet alleen voor de potentiële melder, maar zelfs voor de vertrouwenspersoon. Voor mij is dit een belangrijke reden om voor de door ons opgeleide vertrouwenspersonen, een alomvattend voorbeeld van beleid te schrijven, die zij kunnen aanleveren aan jou als preventiemedewerker om op maat te maken voor de eigen organisatie. In het beleid ongewenste omgangsvormen en het beleid integriteit dienen onder meer de taken, verantwoordelijkheden en mogelijkheden van ieder, dus ook van de leidinggevenden, HRM , OR, expliciet te worden uitgeschreven, opdat het kan dienen als bruikbare leidraad voor een ieder.

Preventiemedewerker is entrepreneur

Beleid op papier doet nog niets. De werkgever zal proactief moeten uitdragen dat hij zich aan dit beleid verbindt en melders beschermt. Dit moet niet de vaak voorkomende ‘window dressing' zijn, want daar prikken werknemers snel doorheen. Daar ligt voor jou als preventiemedewerker een rol van entrepreneur en tegelijk ook luis in de pels.

Dan zijn we er nog niet

Het is aan de werkgever om leidinggevenden niet alleen te informeren over het beleid en hun taken, verantwoordelijkheden en instrumenten, maar ook vervolgens bij hen de leiderschapsstijl en de competenties te ontwikkelen ten behoeve van het daadkrachtig voorkomen, beperken en aanpakken van ongewenste omgangsvormen en misstanden, het beschermen van de melders en tevens het creëren van een productieve, integere werkplek met een veilige aanspreekcultuur. Hierin is de rol van de preventiemedewerker om het belang hiervan uit te dragen en dit te realiseren.

Ketenpartner

De vertrouwenspersoon is voor jou en voor iedereen binnen de organisatie een waardevolle ketenpartner op dit gebied. Mede door zijn opleiding heeft hij specifieke deskundigheid op het gebied van ongewenste omgangsvormen en steeds vaker ook op het terrein van integriteit. Het is belangrijk om een gedegen samenwerkingsrelatie met de vertrouwenspersoon op te bouwen, waarin overeenstemming is over het beleid en belang, ieders taken en verantwoordelijkheden en de mogelijkheden om effectief met elkaar samen te werken aan een veilig, integer en productief werkklimaat.

Een praktijkvoorbeeld

Nog maar al te vaak horen we uit de praktijk van onze vertrouwenspersonen terug dat er door onhelder of niet geïmplementeerd beleid conflict ontstaat over ieders rol, waardoor situaties onnodig escaleren. Een terugkerend voorbeeld is, wanneer er binnen een arbeidsconflict ook sprake is van ongewenste omgangsvormen. Dat is jammer. Het kan ook anders. Zo vertelde een van onze vertrouwenspersonen over de volgende casus: melder zat al vijf maanden ziek thuis vanwege een arbeidsconflict waarin zij zich zeer geïntimideerd voelde door haar leidinggevende. Vooral de intimidatie had geleid tot de ziekmelding. Melder vroeg daarom de vertrouwenspersoon om mee te gaan naar het gesprek. Leidinggevende vroeg de Human Resource Manager erbij. Hij nam de rol van gespreksleider die boven de partijen staat op zich. Dat zie je niet vaak, maar zo zou het wel moeten. Het gesprek liep totaal anders dan de gesprekken daarvoor. Er was ruimte voor ieders verhaal en emoties en ze kwamen gezamenlijk tot goede afspraken. De melder voelde zich gezien en gehoord en kon weer aan het werk. In ogen van de melder hadden zowel de gespreksleidersrol die de Human Resource Manager op zich nam als de aanwezigheid van de vertrouwenspersoon de positieve wending veroorzaakt. Door helder beleid kon ieder vanuit zijn rol constructief bijdragen aan het herstel van een veilige werkplek.

Conclusie

Als het beleid ongewenste omgangsvormen en integriteit door voorlichting en training in de organisatie gaat ‘leven', als het belang hiervan door iedereen wordt gevoeld, als iedereen goed is toegerust voor zijn eigen taken en verantwoordelijkheden en zijn eigen rol voluit speelt, als er wordt geïnvesteerd in de veiligheid om ongewenst gedrag bespreekbaar te maken, als ieder effectief samenwerkt met alle ketenpartners op dit terrein, dan creëer je samen een veilige, integere productieve werkplek. Laten we leren van Volkswagen! In onderstaand filmpje wordt de rol van de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en de rol van de vertrouwenspersoon integriteit helder uitgelegd.

 

Marcel van Oss

directeur VAN OSS & PARTNERS