Is beleid de verantwoordelijkheid van de vertrouwenspersoon?

'Hoor ik het goed? Zie jij het hebben van goed beleid als een verantwoordelijkheid van de vertrouwenspersoon?' Mooie vraag!

Nee, ik zie het niet als een verantwoordelijkheid van de vertrouwenspersoon. Ik zie het als de verantwoordelijkheid van de werkgever om zorg te dragen voor goed beleid om Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA) te voorkomen dan wel te beperken. De vraag is dan toch: waarom voorzien wij onze vertrouwenspersonen van een gedegen voorbeeldbeleid?

Vertrouwenspersoon is afhankelijk van goed beleid

Het zorg dragen voor beleid is dan wel niet de taak van een vertrouwenspersoon, maar een vertrouwenspersoon is voor zijn functioneren wel afhankelijk van goed beleid. Vertrouwenspersonen komen regelmatig in de klem als het beleid onvolledig is. Tevens zie ik vaak dat in het beleid van veel organisaties vooral de rol van de vertrouwenspersoon en de interne klachtenprocedure is uitgewerkt. Dat is mooi, maar absoluut niet voldoende. In adequaat beleid moeten de taken verantwoordelijkheden en mogelijkheden van alle betrokken partijen worden uitgewerkt. Allereerst denk ik dan aan het management en de leidinggevenden: wat zijn hun taken en hun instrumenten? Ik denk ook aan de rol van HRM en de ondernemingsraad. En wat te denken van de verantwoordelijkheid van iedere medewerker. Tevens dient het beleid antwoord te geven op vragen als: mag een vertrouwenspersoon ter ondersteuning van de melder mee naar een gesprek? Wie ondersteunt de beschuldigde? Kan een vertrouwenspersoon gehoord worden door een klachtencommissie? Ik hoor al te vaak van vertrouwenspersonen uit de praktijk, dat veel zaken in het beleid van hun organisaties niet goed geregeld zijn.

'Kom maar met een voorstel'

De vertrouwenspersoon is in veel organisaties de meest deskundige op het terrein van ongewenste omgangsvormen. De vertrouwenspersoon ziet daardoor vaak als eerste en enige dat er tal van leemtes zitten in het beleid van de organisatie. De vertrouwenspersoon heeft de rol van luis in de pels. Vanuit zijn signalerende en adviserende rol kaart hij juist die leemtes aan. Dat resulteert nog al eens in de reactie: 'kom maar met een voorstel'. Natuurlijk kun je dan als vertrouwenspersoon uitleggen dat dit niet je taak noch je verantwoordelijkheid is. Maar je kunt de organisatie ook een goed voorbeeld van beleid aanreiken en dit door de verantwoordelijken in de organisatie verder laten finetunen. Ook dan kan het geen kwaad als je af en toe over de schouder meekijkt en meedenkt. Vanuit goed doordacht beleid kan de vertrouwenspersoon een fundament van samenwerking opbouwen met het management (HRM en OR) waarin commitment is over beleid en het belang en daarnaast over de diverse taken, verantwoordelijkheden en instrumenten van leidinggevenden. Maar ook over de rol van de vertrouwenspersoon en hoe je vandaaruit effectief met de diverse actoren kunt samenwerken.

Het management is en blijft verantwoordelijk

Vanaf 1994 zijn we met velen bezig het management van organisaties er van te doordringen dat bij hen de hoofdverantwoordelijkheid ligt voor het beleid en de implementatie hiervan. De Arbowet van 2007 onderstreept nog weer eens met vette strepen de verantwoordelijkheid van de werkgever en daarvan afgeleid elke leidinggevende voor het zorgdragen voor een veilige werkplek voor iedere medewerker. We kunnen vaststellen dat deze verantwoordelijkheid nog niet bij elk managementteam is geland en genomen wordt. We zien nog veel ontoereikend, niet geactualiseerd beleid dat bovendien niet proactief wordt uitgedragen. We zien nog altijd leidinggevenden die zich niet bewust zijn van hun taken, verantwoordelijkheden en instrumenten, of onvoldoende de op dit terrein benodigde competenties hebben ontwikkeld. Daarnaast zien we soms ‘window dressing': 'nee, voorlichting en zeker een presentatie van de vertrouwenspersoon samen met leidinggevende vinden wij niet nodig. Het zou maar slapende honden wakker maken!' Voor mij was dit alles een belangrijke reden om voor 'onze' vertrouwenspersonen, een 'alomvattend' voorbeeld van beleid te schrijven om onder meer de rol van ‘luis in de pels' optimaal te kunnen vervullen.

'Maandelijks een gesprek'

Ik krijg zojuist een telefoontje van Saskia, een van onze vertrouwenspersonen: 'Ik heb goed nieuws! We zijn als groep van vertrouwenspersonen uitgenodigd om maandelijks een gesprek van drie kwartier te hebben met de voorzitter van het College van Bestuur over het beleid en de implementatie hiervan.' Zij hoeven daar het wiel niet uit te gaan vinden. Zij komen beslagen ten ijs en hebben de organisatie onder ander een solide beleid te bieden, dat door de werkgever gefinetuned kan worden. Bevoegd gezag en vertrouwenspersonen kunnen ieder vanuit uit hun eigen rol en deskundigheid samen doorpakken richting een effectieve samenwerking waarin ieder zijn eigen verantwoordelijkheid kent en neemt. Na het eerste gesprek mailt Sandra:  'Alle jarenlange investering gaat niet alleen zijn vruchten afwerpen in de individuele casuistiek, maar we kunnen nu ook echt iets gaan beteken in onze rol voor het grotere geheel!'

Als je bij ons een opleiding of nascholing hebt gevolgd dan is het voorbeeldbeleid ongewenste omgangsvormen op te vragen door een mailtje aan info@trainingvanoss.nl

Hartelijke groet Marcel van Oss

Directeur/ trainer