Wens van melder om in gesprek te komen

Oene Bouwman schreef in zijn Praktijkgids ‘Klachtbehandeling van ongewenste omgangsvormen' onder andere bruikbare voorbeeldbrieven voor vertrouwenspersonen, gerelateerd aan verschillende stappen van de escalatieladder. Oene wil ze graag met ons delen. Laat je inspireren en maak er met de melder maatwerk van. Uiteraard kan de melder er voor kiezen zelf de afzender te zijn van de brief.

Hartelijke groet,
Marcel van Oss
Directeur/ trainer
Van Oss & Partners Opleiding Vertrouwenspersoon

voorbeeldbrief:

Adressering
Onderwerp: Adrie van de Boog (naam van de melder)
Betreft: Uitnodiging tot een gesprek
Datum:

Beste (gericht aan de collega die betrokken is bij de kwestie),

Als vertrouwenspersoon heb ik een indringend gesprek gehad met Adrie van de Boog. Zij vertelde mij dat ze de laatste tijd met gemengde gevoelens naar haar werk gaat, omdat zij … (uitleg van de gedraging(en) waar zij moeite mee heeft).

Adrie is bij mij gekomen, omdat zij het lastig vindt om hierover met jou in gesprek te gaan. Het is voor haar lastig in te schatten of een gesprek hierover in goede aarde zal vallen. Vandaar dat zij mijn hulp heeft ingeroepen om te bewerkstelligen dat er een gesprek tussen jou en Adrie kan plaatsvinden zonder dat het gaat leiden tot misverstanden of toestanden.

Adrie wil namelijk niet met vervelende gevoelens naar haar werk gaan in de veronderstelling dat voornoemde gedraging (of gedragingen) zullen plaatsvinden.

Haar intentie is om samen, middels een persoonlijk gesprek, over deze kwestie te praten als volwassenen onder elkaar. Het is niet de bedoeling om de zaak bij wie dan ook aanhangig te maken, maar om in de toekomst met een prettig gevoel naar het werk te kunnen komen en met jou samen plezierig te kunnen blijven werken.

Dat is de reden waarom ik je namens Adrie in mijn rol van vertrouwenspersoon aanschrijf, in de veronderstelling dat je een dergelijk gesprek ziet zitten en mee wilt helpen om hetgeen momenteel als vervelend wordt ervaren, te helpen oplossen.

Bij het gesprek zal niemand verder aanwezig zijn. Het zal dus een persoonlijk gesprek tussen jou en Adrie zijn.

Het is niet de bedoeling dat over dit initiatief met derden wordt gesproken. Adrie wenst de kwestie onderling te bespreken en te houden.

Ik vertrouw erop dat je een dergelijk gesprek wilt aangaan.

Met (collegiale) groet,

Ondertekening door de vertrouwenspersoon