De vertrouwenspersoon integriteit wordt het heet onder de voeten

Mira belt me: "Ik krijg niets te horen over het onderzoek naar een melding van een misstand die ik namens de melder vertrouwelijk heb gedaan bij de gemeentesecretaris. Feitelijk weet ik niet eens of er een onderzoek is gestart. Ik hoor niets. Ik heb nu drie keer gebeld, de eerste keer was het antwoord dat een andere situatie die in de gemeente speelt nu de prioriteit heeft. De tweede keer kreeg ik helemaal geen reactie. De derde keer reageerde zij zeer geïrriteerd. Het speelt nu al bijna drie maanden. Kan dat zomaar? Zijn ze niet verplicht om mij te informeren?"

Wat is de misstand?

Mira schetst: "Melder heeft verteld dat zijn leidinggevende Job grote sommen geld heeft overgemaakt naar zijn broer. Melder werd door medewerkers gewezen op het feit dat er facturen aangemaakt worden door Job. Die zijn vervolgens betaald door de gemeente. Dit geld gaat naar het bedrijf XX wat op naam staat van de broer van Job. Melder laat mij enkele kopieën van deze facturen van bedrijf XX zien. De accountant heeft vragen gesteld over deze facturen. Job heeft geantwoord dat de facturen betrekking hebben op de dienstverlening van grafische diensten. Dit blijkt na nader onderzoek door de melder volstrekt niet te kloppen. Er is naar de mening van melder dus door Job gelogen tegen de accountant. Vervolgens zag melder zelf ook dat er een betaling werd gedaan aan XX het bedrijf van de broer van Job. Opgeteld ligt er bewijs voor ongeveer €70.000 aan onrechtmatige betalingen. Melder heeft de bewijsstukken aangeleverd."
Naar idee van zowel de melder als Mira is hier sprake van een duidelijk vermoeden van een misstand, gezien de bewijsstukken is het bovendien goed te onderzoeken.

Onzeker

Mira is onzeker over deze vertrouwelijke melding en haar rol als interne vertrouwenspersoon. Ze werkt al tien jaar in deze organisatie, waarvan vijf jaar als vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen. "Twee jaar geleden heb ik de nascholing integriteit gedaan. Daar wilde ik ook wel wat van af weten. De gemeente vond het toen wel handig dat ik ook als interne vertrouwenspersoon integriteit zou fungeren: ‘want jij bent zo toegankelijk en we willen het graag weten als er iets speelt.'
Voor die tijd moest men voor integriteitkwesties naar de externe vertrouwenspersoon. Haar eerste integriteitcasus vindt Mira niettemin lastig. Ze heeft nog even overwogen de melder door te sturen naar de externe vertrouwenspersoon omdat deze minder afhankelijk is van de organisatie. Ze voelt een krachtenveld. Mira krijgt het er warm van.
Mira vertelt: "Toen ik voor de 3e keer de gemeentesecretaris vroeg om een terugkoppeling, reageerde zij geïrriteerd dat zij niet verplicht is om een reactie te verzorgen."Nu wordt het Mira heet onder de voeten.

De vragen van Mira zijn: Wat moet ik doen? Wat zijn nu mijn mogelijkheden?

Mijn eerste vraag luidt: "Wat staat er in het beleid? Wat staat er in de meldregeling van de organisatie?" Dat wist Mira zelf ook niet precies. Ik raad vertrouwenspersonen aan om in geval van een melding de meldregeling erbij te pakken. Als het goed is staat daar iets over de procedure en hoe de melder en de vertrouwenspersoon door de organisatie worden geïnformeerd.
Het is op zijn minst curieus te noemen dat vertrouwenspersoon ondanks herhaald verzoek na drie maanden nog steeds niet door de organisatie is geïnformeerd. De gemeentesecretaris moet medewerking verlenen. In ons voorbeeldbeleid, dat wij aan vertrouwenspersonen en organisaties aanreiken, formuleren we hoe een organisatie te werk kan gaan:

Medewerking werkgever

Het onderzoek naar de melding start binnen zes weken als het verzoekschrift aan de eisen voldoet en er goede reden is om onderzoek te doen.

Besluit over de melding

Het is niet verplicht om elke melding te onderzoeken. Dat is niet altijd mogelijk, wenselijk of nodig. Wanneer wij ervoor kiezen om een melding niet te onderzoeken en er dus niets mee te doen, of een andere (informele) weg te bewandelen, dan brengen we de melder op de hoogte van deze beslissing en geven hiervoor de redenen aan.

Uitvoering onderzoek

Wanneer we de melding wel onderzoeken, dan informeren we de melder (of bij een vertrouwelijke melding de vertrouwenspersoon) over de vervolgstappen. We houden als organisatie tijdens het onderzoek goed contact met de melder. Dit neemt vaak al veel stress weg in een gespannen periode. Zo kunnen we bovendien in de gaten houden of er geen benadeling ontstaat…

Werkgever neemt standpunt in

We informeren als organisatie de melder zodra het onderzoek is afgerond. Uiterlijk binnen acht weken laat de hoogste leidinggevende de melder schriftelijk weten welk inhoudelijk standpunt hij met betrekking tot de melding inneemt, hij geeft daarbij aan tot welke stappen de melding heeft geleid. Wanneer het standpunt niet binnen acht weken wordt gegeven, laat hij aan de melder schriftelijk weten binnen welke termijn, van maximaal vier weken, de melder het standpunt zal vernemen.

Redenen om niets met een melding te doen

De organisatie/ gemeentesecretaris, kan allerlei reden hebben om een situatie te laten liggen. Regelmatig wordt een melding gezien als een aanval op de organisatie. Allerlei (drog-)redenen kunnen meespelen: de gemeentesecretaris werkt er pas, het kan haar belemmeren zich te positioneren in de gemeente, de angst voor imagoschade als dit openbaar wordt, zaken gebeuren onder verantwoordelijkheid van de organisatie, dus misstanden stralen ook af op de leidinggevenden. Deze leidinggevenden schieten zelf in een overlevingsstrategie van vluchten , vermijden of vechten. Wellicht kun je zelf ook nog een aantal redenen bedenken die mogelijk een rol kunnen spelen waarom de gemeentesecretaris niets met de melding heeft gedaan.

Meldprocedure is niet helder

Daarnaast zie ik ook regelmatig dat het in het beleid/ de meldprocedure niet helder is geregeld. De organisatie heeft dan geen idee hoe ze om moet gaan met de melding van een misstand en hoe zij dit moeten onderzoeken. Dit blijkt ook bij deze casus een groot probleem te zijn. Wanneer Mira uiteindelijk de regeling er op na slaat, blijkt haar namelijk dat niet is aangegeven op welke termijn en welke wijze de melder en vertrouwenspersoon door de organisatie worden geïnformeerd. Op zichzelf is het niet de verantwoordelijkheid van de vertrouwenspersoon dat de regels op orde zijn, maar je hebt er wel veel belang bij om dit vanuit je signalerende rol aan te kaarten en te zorgen dat het op orde komt. Anders kun je als vertrouwenspersoon immers niet goed functioneren.

Het Huis voor Klokkenluiders heeft eind maart een prachtige handreiking voor organisaties geschreven om de onderzoeksprocedure Intern+Onderzoek_maart2020.pdf goed te regelen.  Het wiel is dus al uitgevonden. Reik dit als vertrouwenspersoon de organisatie aan.

Zorg

Zorg dat dit op orde is voordat je met melder in een praktijkcasus zit, want dan kan het je te heet onder de voeten worden. Dat is wat Mira nu voelt. Ze durft niet goed nogmaals te informeren hoe het met de melding van de misstand staat. "Ze vinden mij een lastpak. Ik snap nu nog beter dat de melder dit vertrouwelijk wilde melden. Straks heb ik het gedaan. Dan word ik als brenger van de negatieve boodschap afgestraft. Het wordt nu wel erg heet onder mijn voeten."

Dat brengt me bij mijn laatste opmerking: zorg goed voor jezelf. Zorg voor een goed contract en goed beleid. Zorg voor goede sparringpartners, ketenpartners en intervisie. Zorg er ook voor dat je rol is ingebed in de organisatie door een goed fundament van samenwerking met management, OR, HRM. Je kunt hiermee niet altijd voorkomen dat je in een situatie aanland waarin het je heet onder de voeten wordt, maar enige rugdekking is dan wel onmisbaar.

Vorige column maakt ik me (niet) druk over één kopietje, dit keer maak ik me wel druk. Het gaat om een vermoeden van een misstand van € 70.000,-. Hier zou de gemeente het vuur aan de schenen moeten worden gelegd.
Het Huis voor Klokkenluiders kan ook meedenken.

Hartelijke groet,

Marcel van Oss
Directeur/ trainer
VAN OSS & PARTNERS | OPLEIDING VERTROUWENSPERSOON

www.opleidingvertrouwenspersoon.nl