‘Vertrouwenspersoon ongewenst bij arbeidsconflict?’

Elke gelijkenis met de werkelijkheid berust geenszins op toeval.

Bijna wekelijks bereikt mij een schets als onderstaande situatie:

'Ik vond het heel verrassend dat jij als vertrouwenspersoon bij het gesprek zat. Dit is toch een arbeidsconflict! Ik zie hier geen rol voor de vertrouwenspersoon. Het was een gesprek dat leidinggevende met Helna had gepland. Hij had mij als HR erbij gevraagd, jou niet.'
Hiermee schoot Herman onze HR-man mij 3 dagen na het gesprek aan. Hij ziet geen rol voor de vertrouwenspersoon bij een arbeidsconflict.

Wat is de situatie?
Helna benadert mij een maand geleden als vertrouwenspersoon. Zij is door privé zorgen en een ingrijpende operatie, in 2014 langdurig ziek geweest en is per maart 2015 weer volledig geschikt verklaard om te werken. Nog diezelfde maand kreeg zij een functioneringsgesprek waarin meegedeeld werd dat zij onvoldoende functioneert. Dat was voor haar een donderslag bij heldere hemel. Begin mei zat zij er even helemaal doorheen en ging in de middag wat eerder naar huis (en meldde bij haar collega's dat zij verlof nam, zoals dat bij ons de gewoonte is). De ochtend daarna was zij in het ziekenhuis (in haar agenda gemeld). De dag daarna kreeg zij te horen van de leiding dat zij ongeoorloofd heeft verzuimd en dat zij een brief krijgt. Deze brief komt de volgende dag met strakke afspraken die - bij niet houden aan - leiden tot disciplinaire maatregelen. Zij geeft aan dat zij er doorheen zit. Leidinggevende vraagt of zij wel gelukkig is op deze afdeling. 'nee, op deze manier niet', zegt Helna. Naast werkafspraken wordt er afgesproken te gaan praten over de toekomst. Vanaf dat moment wordt ook een extern bureau ingeschakeld die helpt bij het mogelijk vinden van werk bij een andere organisatie.

Helna voelt zich niet veilig in haar gesprekken met de leidinggevende en met HR erbij. Zij voelt zich geïntimideerd en is daardoor erg emotioneel en gespannen. Reden om aan te geven dat zij bij het eerstvolgende gesprek mij er bij wil hebben.
Ja, wat moet je dan als vertrouwenspersoon?

Helna heeft ook gebruik gemaakt van de mogelijkheden van doorverwijzing die ik haar heb geschetst en heeft de vakbond ingeschakeld die haar arbeidsrechtelijk adviseert. De constructie waar de werkgever naartoe wil is namelijk dat zij een aanbod krijgt om gedurende een periode volledige steun te krijgen om ander werk te vinden. Zij zou daarmee haar vaste baan opzeggen. Naast de ondersteuning van de vakbond wilde zij mij dus graag bij het gesprek.
Ja, wat moet je dan als vertrouwenspersoon?

Ik ben meegegaan voor morele steun en interventies, wanneer bij haar de emoties te veel zouden gaan spelen. Dat heeft zij ook gemeld richting leidinggevende. Helna zei na afloop dat zij veel meer rust voelde nu ik er bij zat.

Morgen heb ik een afspraak met onze HR-man. Wat nu?

Ja, wat is je rol als vertrouwenspersoon? Wat zijn je mogelijkheden en onmogelijkheden?
Hier is geen gemakkelijk en eenduidig antwoord op te geven. Er zijn vooral veel vragen. Als in een arbeidsconflict gevoelde intimidatie ook nog een rol speelt, zou de vertrouwenspersoon dan mee moeten/kunnen gaan? Hoe wordt de ervaren intimidatie dan onderwerp van gesprek? Wat voor procedure-afspraken maak je dan tussen werkgever, werknemer, Vertrouwenspersoon en vakbond om de rollen zuiver te houden? Of zouden de gesprekken dan apart van elkaar moeten paatsvinden? In hoeverre moet je rekening houden met de wens van de medewerker? Het is niet voor niets dat we aan dit lastige thema een dag nascholing wijden. Allereerst is het natuurlijk van belang dat de Vertrouwenspersoon met de Werkgever een gedegen fundament van samenwerkingsrelatie heeft opgebouwd op het terrein van ongewenste omgangsvormen en integriteit. Dit fundament vormt het vertrekpunt van waaruit zij met elkaar in gesprek kunnen gaan over de mogelijkheden en onmogelijkheden in de rol van vertrouwenspersoon bij een arbeidsconflict.
Zij kunnen met elkaar kijken naar: Wat kan de toegevoegde waarde van een vertrouwenspersoon in een arbeidsconflict zijn? Waar liggen de risico's voor de vertrouwenspersoon, de melder en de organisatie? Waar liggen de grenzen?

Het moment dat je als vertrouwenspersoon bij een arbeidsconflict wordt betrokken is meestal een overval. Zorg dat jijzelf en de organisatie hier goed op voorbereid zijn. Zorg dat er ‘contract' over is! Dat vergt een doorgronding van alle aspecten die om de hoek komen kijken. Dit stelt je als vertrouwenspersoon in elke nieuwe casus in staat, een grondige eigen afweging te maken over de rol die je kunt spelen en daarvoor vervolgens commitment te creëren bij alle partijen. Dat is geen sinecure!

In onze geaccrediteerde nascholing vertrouwenspersoon en arbeidsconflict diepen we dit uit.

Marcel van Oss
Directeur VAN OSS & PARTNERS